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Dokumentvorlagen

Bei Inhouse-Seminaren muss ich mich fast regelmäßig wundern: Mehreren Gruppen soll der korrekte Umgang mit PowerPoint erklärt werden und wie das Erscheinungsbild des eigenen Unternehmens in Präsentationen aussehen sollte.

Eine entsprechende unternehmensweite PowerPoint-Vorlage ist dann aber nicht für jeden verfügbar oder der Speicherort ist nicht bekannt. Deshalb werden für Präsentationen oft irgendwelche “Vorlagen” oder alte Präsentationen genutzt. In diesen Dateien stimmt meist gar nichts: Es wird vielleicht ein altes Logo verwendet, Schrifttypen und Farben sind falsch und jede Folie sieht irgendwie anders aus.

Sofern im Unternehmen eine offizielle PowerPoint-Vorlage existiert, gibt es dort aber leider oft ähnliche Probleme. Häufig gibt es nur eine angepasste Masterfolie, oder nur ein paar angepasste Musterfolien ganz ohne eigene Masterfolie. Die Farbpalette von Texten, Tabellen und Diagrammen ist einfacher Office-Standard, die von der Werbeagentur im Corporate Design Handbuch festgelegten Primär- und Sekundärfarben sind nicht zu finden.

Bei Word gibt es zwar meist ganz gut gestaltete Vorlagen - allerdings ist deren Benutzung oft recht umständlich, weil man z. B. bei jedem Schreiben auf Basis einer zentralen Briefvorlage immer wieder erneut seinen Namen und seine Kontaktdaten eintragen muss. Ein weiteres Problem ist heutzutage die parallele Nutzung von Word-Dokumenten als gedrucktes Dokument (ohne Logodruck) und der Versand als PDF-Datei (inkl. des Logos) – einfache Vorlagen können das nicht.


PowerPoint-Vorlagen

Mir ist es deshalb ein großes Anliegen meinen Kunden wirklich professionelle PowerPoint-Vorlagen zu erstellen. “Wirklich professionell” meine ich dabei in doppelter Hinsicht:

Die Gestaltung der Folien sollte durch einen Grafiker oder eine Werbeagentur auf Basis des Corporate Design Handbuch erfolgen, also unter Berücksichtigung aller Richtlinien bezüglich Logos, Seitenaufbau, Farben, Schrifttypen.

Die Einrichtung der konkreten Masterfolien in PowerPoint sollte allerdings lieber nicht die Agentur machen, sondern ein Profi für Microsoft Office. Dadurch kann sichergestellt werden, dass die Folien nicht nur gut aussehen, sondern auch wirklich praktikabel zu benutzen sind.

Das Einrichten Ihrer PowerPoint-Masterfolien übernehme ich gerne. Ideal ist es, wenn ich bereits vor Festlegung der Layouts mit der Werbeagentur sprechen kann – damit z. B. bei Tabellen oder Diagrammen nicht irgendwelche Phantasiegebilde entworfen werden, die dann in PowerPoint nicht oder nur mit sehr viel Aufwand realisiert werden können.

Ich arbeite dabei gerne mit Ihrer Werbeagentur oder Ihrem Grafiker zusammen. Alternativ kann die Gestaltung auch von einem sehr begabten Grafiker übernommen werden, mit dem ich seit 2002 zusammenarbeite. Für mich ist das die perfekte Kombination, da sein Herz nicht nur für Mac, InDesign und generell für Corporate Identity schlägt, sondern er seit langem verstanden hat, wie wichtig eine saubere technische Umsetzung seiner Entwürfe in konkreten PowerPoint- und Word-Vorlagen ist.


Word-Vorlagen mit professionellem Layout

Ähnlich wie bei PowerPoint ist auch bei Word ein sauberes Layout, das mit den Richtlinien des Corporate Design Handbuchs übereinstimmt, sehr wichtig. Die Richtlinien der DIN 5008 sollten bei der Gestaltung auch nicht ganz außer Acht gelassen werden.

Eine professionelle Word-Vorlage sollte neben dem richtigen Logo und den korrekten Seitenrändern vor allem die richtigen Schrifttypen, Farben und Zeilenabstände berücksichtigen – und zwar nicht nur für die Formatvorlage “Standard”, sondern für sämtliche in der Vorlage wichtigen Formatvorlagen. Bei einer Vorlage für technische Dokumentationen oder Betriebsanleitungen sollten z. B. zusätzlich die Formatvorlagen für Aufzählungen und Nummerierungen, Überschrift 1 bis 9, Verzeichnis 1 bis 9, Inhalts- und Abbildungsverzeichnis, Kopf- und Fußzeilen sowie ggf. Fußnoten komplett “durchgestaltet” werden.

Auch bei den Word-Vorlagen helfe ich gerne bei der Einrichtung. Ebenso wie bei PowerPoint benötige ich allerdings auch bei Word entsprechende Vorgaben durch Ihre Werbeagentur. Im Bereich Word-Vorlagen habe ich bereits viele Projekte mit einem befreundeten Grafiker erfolgreich umsetzen dürfen, wir sind gerne gemeinsam für Sie da.


Word-Vorlagen mit Datenbank-Anbindung

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei Word-Vorlagen ist die Bereitstellung der Vorlagen, das dynamische Füllen mit Daten und die praktikable Nutzbarkeit der erstellten Vorlagen.

Wenn z. B. eine Briefvorlage an einem zentralen Ort zur Verfügung gestellt wird, müssen bei jeder Benutzung immer wieder der eigene Name und sämtliche Kontaktdaten eingegeben werden. Früher oder später kommen die Benutzer_innen dann auf die Idee, sich die Vorlage als personalisierte Vorlage abzuspeichern. Im Falle einer Änderung der zentralen Vorlage (z. B. wegen eines neuen Mitglieds im Vorstand) wird sich diese an vielen Arbeitsplätzen nicht auswirken, weil dort ja die angepassten, personalisierten Vorlagen verwendet werden.

Dieses Dilemma lässt sich leicht umgehen, wenn die Vorlagen über ein kleines Word-Add-In genutzt werden. Das Add-In erkennt den User automatisch, liest dessen Daten aus einer kleinen Personaldatenbank und fügt Namen und Kontaktdaten an den richtigen Stellen im Word-Dokument ein.


Word-Vorlagen mit ein- und ausblendbaren Logos

Viele Word-Dokumente sollen einerseits wegen des perfekten Aussehens auf Papier gedruckt werden, zusätzlich aber auch als PDF-Datei per E-Mail versendet werden. Das bedeutet, dass beim Drucken eine Word-Vorlage ohne die vorgedruckten Gestaltungselemente (Logo, Faltmarken usw.) benötigt wird, beim Versand als PDF die Gestaltungselemente aber in der Vorlage vorhanden sein müssen.

Hier kann wiederum ein erweitertes Add-In helfen über das besagte Gestaltungselemente dann dynamisch ein- und ausgeblendet werden können. Wenn man die Idee weiterdenkt, könnten auch die Fußzeilen dynamisch gemacht werden. Dann ist es möglich, mit ein und derselben DOTX-Vorlagendatei mehrere Logos und Fußzeilen für ganz unterschiedlichen Firmierungen zu nutzen. Der Vorteil liegt auf der Hand: Im Falle von Änderungen müssen so nur ganz wenige Vorlagen angepasst und neu verteilt werden.


Vorlagen – Referenzen

Statt hier die Logos oder die wohlklingenden Namen von bekannten Unternehmen zu nennen, möchte ich lieber von zwei Projekten erzählen, die ich in Kooperation mit einer Kölner Werbeagentur umsetzen durfte.

Der spannendste Auftrag im Bereich PowerPoint war eine Vorlagendatei für internationale Werbekampagnen einer bekannten Spirituosenmarke. Die Besonderheit war, dass es einerseits sehr viele unterschiedliche Masterfolien mit ausgefallenen Designs geben sollte – am Ende waren es insgesamt 28 Masterfolien. Außerdem sollten sämtliche Folien mit einem dunklen Hintergrund für Beamer-Präsentation genutzt werden können, alternativ sollten die gleichen Folien für den Ausdruck auf einen hellen Hintergrund umgestellt werden können. Daher wurde das Set von 28 Masterfolien einmal mit dunklem und einmal mit hellem Hintergrund angelegt – viel Aufwand, aber in der Nutzung sehr vielseitig und komfortabel.

Für ein europaweit tätiges Beratungsunternehmen durfte ich deren Word-Vorlagen nach Vorgaben der Agentur zum einen optisch komplett neu aufbauen. Außerdem durfte ich in Form eines Word Add-Ins einen “Document-Wizard” mit Anbindung zu einer Access-Datenbank programmieren, der eine völlig neue Ablage der Word-Vorlagen und eine sehr komfortable Benutzung ermöglicht. Die Ausgangssituation war, dass es in 3 europäischen Ländern mit 3 verschiedenen Amtssprachen insgesamt 5 Büros für 3 unterschiedliche Firmierungen gab. Entsprechend waren für 12 verschiedene Vorlagentypen insgesamt 180 Word-Vorlagen vorhanden. Bei Änderungen (z. B. im Vorstand) mussten diese immer alle geändert werden.

Seit Einführung des “Document-Wizard” sind es genau 12 Vorlagen. Bei der Erzeugung eines neuen Dokuments wird das Dokument automatisch mit den Daten des Users gefüllt. Außerdem kann in einer Dialogbox ausgewählt werden, für welche Firma und welchen Standort und in welcher der 3 Sprachen die vorbereiteten Logos, Fußzeilen und Textbausteine eingefügt werden sollen. Die Firmierung (also die Fußzeile mit der Adresse und die Logos) können später noch durch eine weitere Dialogbox umgeschaltet werden. Die Logos und weitere Gestaltungselemente können wahlweise für den Ausdruck auf Papier ganz abgeschaltet werden oder in farbig bzw. schwarz/weiß für die PDF-Erzeugung angezeigt werden.

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